Vodja projekta in izvajalci morajo imeti za izvajanje raziskovalnih projektov proste kapacitete in morajo biti za izvajanje raziskovalne dejavnosti zaposleni v raziskovalni organizaciji. Celotna dovoljena kapaciteta raziskovalca je 1700 ur letno ali 1 FTE (Full Time Employment) oz. največ 340 ur letno za raziskovalce s 100% pedagoško zaposlitvijo. Pogoji glede prostih kapacitet in zaposlitve se preverijo pred podpisom pogodbe o zaposlitvi.

Ob začetku projekta in na začetku koledarskega leta ARRS pozove vodje raziskovalnih projektov k predložitvi načrta razdelitve raziskovalnih ur. Pri delitvi je potrebno upoštevati nekatera tehnična pravila ARRS kot tudi interna pravila Filozofske fakultete o zaposlovanju na projektih.

Vodja ARRS projekta mora imeti najmanj 170 prostih raziskovalnih ur na letnem nivoju oz. ustrezen ekvivalent. Ne glede na prejšnjo določbo je vodja projekta lahko tudi upokojen raziskovalec z 0 urami, ki izpolnjuje vse ostale predpisane pogoje za vodjo projekta. Pravila Filozofske fakultete določajo, da se raziskovalec ne more zaposliti na projektih z manj kot 50 urami na letnem nivoju.

Podatek o raziskovalni obremenitvi raziskovalca na projektih ARRS je posamezniku venomer na voljo v aplikaciji eObrazci pod rubriko Razporeditev ur projekta/programa - > Pregled.